Vyčerpaný, zahlcený a nespokojený zaměstnanec je drahý zaměstnanec. V pracovní době odvede méně práce, častěji onemocní a od rozhodnutí podat výpověď ho mnohdy dělí jen krůček. Naštěstí se tomu dá zabránit. Správně nastavená digitální firemní kultura umí výrazně snížit riziko vyhoření, zabránit kolektivnímu poklesu produktivity i omezit nechtěnou fluktuaci zaměstnanců. Přečtěte si, co všechno se za tímhle novodobým zaklínadlem skrývá.
1. Chybějící komunikační pravidla v týmech
Ráno zapnete počítač a zaplaví vás první nálož e-mailů. Noční sovy a ranní ptáčata z řad vašich kolegů či zákazníků vás už zahltily prvními požadavky, a tak se hned pustíte do jejich odbavování. Super, hotovo – konečně čas na plánovanou práci.
Vtom se do kanceláře vřítí šéf a oznamuje rychlý meeting za půl hodiny. Ani se nestihnete zabrat do prvního úkolu na to-do listu a už je skoro poledne. Po zbytek dne vás pak neúnavně atakují desítky upozornění z několika komunikačních platforem a všechno zdánlivě hoří. Domů odcházíte s pocitem, že jste vlastně nic neudělali, a na hrudi vás tíží pocit neustálého tlaku.
40–60 % zaměstnanců tráví třetinu dne jen odpovídáním na e-maily a aktualizováním komunikačních kanálů.*
Jaké je řešení? V týmu by mělo být jasně stanoveno, jakými kanály spolu komunikujeme, co je urgentní a jak to poznáme. Důležité je také vyhradit si časové okno na hlubokou práci, v němž se navzájem nerušíme, a stanovit si dobu osobního volna, kdy není potřeba být na příjmu (například od 19 do 7 hodin).
2. Vyčerpání z online meetingů
Zoom, Meet, Skype a další platformy v posledních letech zcela proměnily podobu (nejen) pracovních schůzek. Zdá se to tak pohodlné, tak proč jsme z nich tolik vyčerpaní?
Důvodů je hned několik. V online režimu máme tendenci plánovat si jednu schůzku za druhou. Sotva se rozloučíme, už ladíme další call. Online meetingy navíc bývají neúměrně dlouhé. Obličej druhé osoby přitom kamera zabírá tak zblízka, že to mozek vyhodnotí jako ohrožení a spouští stresovou reakci.
70 % zaměstnanců je po online schůzkách tak vyčerpaných, že jim trvá desítky minut, než jsou zase schopní pracovat.*
Jaké je řešení? Denní počet i dobu trvání online meetingů je vhodné omezit a dát si mezi nimi pauzy. Pokud vás nedělí stovky kilometrů (nebo karanténa), sejděte se alespoň občas osobně. Při méně formálních setkáních pak nezůstávejte sedět v zasedačce – zkuste třeba procházku po blízkém lesoparku.
3. Onlinový multitasking jako zabiják produktivity a soustředění
Taky si občas připadáte jako chobotnice? Mezi řešením zákazníkovy objednávky stihnete vyřídit tři e-maily, přijmout jeden hovor a zjistit, co má vaše oblíbená restaurace na obědovém menu. Mozek ale neumí dělat víc úkolů najednou, a tak jen rychle přepíná z jednoho na druhý. Není tedy divu, že ho to vyčerpává a na žádný se pořádně nesoustředí.
Přepínáním z jedné digitální platformy na druhou ztrácíme schopnost rozlišovat, co je důležité a co není.
Jaké je řešení? Dejte šanci singletaskingu a zahoďte strach, že toho uděláte méně. Soustředěná hluboká práce je totiž mnohem efektivnější a nevysosá z vás tolik energie. Uzpůsobte tomu svůj to-do list i prostředí – eliminujte rušiče a mezi jednotlivými úkoly si vždy dopřejte krátkou pauzu.
4. Práce večer a o víkendech
Když se předchozí nešvary nakumulují, z práce odcházíme s pocitem, že jsme nepracovali dostatečně efektivně, a tak si ji bereme domů. Minimálně 30 % lidí pak pracuje po pracovní době, protože „na to mají konečně klid“. Další jsou ve střehu kvůli (často neopodstatněnému) pocitu, že se to od nich očekává.
Tím se však bludný kruh uzavírá. Kolegy opět zahlcujeme e-maily v době osobního volna a čas na nezbytný odpočinek se nám krátí. Do práce pak chodíme unavení a jsme zase o trochu méně výkonní. Slévání osobního a pracovního života navíc často vede k vyhoření.
87 % zaměstnanců má problém relaxovat po pracovní době. Dlouhodobě jsou pak vyčerpaní a směřují k vyhoření.*
Jaké je řešení? Pokud se tým popasuje s problémy zmíněnými výše, má napůl vyhráno. Vedení by pak mělo své zaměstnance ujistit, že se od nich práce mimo pracovní dobu nevyžaduje. A pokud ano, je potřeba stanovit jasná pravidla a míru urgence.
5. Chybějící empatie a důvěra
Čím více komunikujeme online, tím větší množství práce kolegům zadáváme a očekáváme rychlejší odezvu. V neosobním digitálním prostředí je totiž mnohem těžší vycítit, že jsme už překročili míru, která je pro druhého ještě únosná. Z online meetingů se navíc vytrácí „small talk“, který vztahy s kolegy utužuje a uvolňuje napjatou atmosféru.
Digitální komunikace snižuje empatii mezi kolegy a zvyšuje tlak na výkon.
Jaké je řešení? Jednou z možností je zařadit do porad a meetingů jednoduché „empatické“ cvičení. Alespoň jednou týdně si udělejte pomyslný kruh důvěry a řekněte si, jak se kdo má. Není to ztráta času. Od kolegů, kterým delegujete práci, pak pravidelně zjišťujte, jak moc jsou vytížení a jestli už nejsou příliš zahlcení.
Firma je tak silná jako její zaměstnanci
Aby měly zavedené změny kýžený efekt, je potřeba věnovat pozornost i osobní rovině. Se zaměstnanci proto řešte také témata, jako je vyčerpání a úpadek osobního života, subjektivní pocit nedostatku času, dopady online komunikace na jejich psychiku či tendence utíkat do online světa před vlastními emocemi.
* Data pocházejí z výzkumů, které Onfine provádělo v roce 2021 na vzorku 1080 zaměstnanců několika různých firem.